Analisis Pengelolaan Arsip Manual dan Dampaknya Terhadap Efisiensi Kerja di Bagian Umum Sekda Kota Bandar Lampung

Abstract

Pengelolaan arsip secara manual masih menjadi kendala di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Bandar Lampung karena proses penyimpanan, pencarian, dan temu kembali dokumen memerlukan waktu yang relatif lama serta berpotensi menimbulkan kehilangan atau kerusakan arsip. Kondisi tersebut berdampak pada menurunnya efisiensi kerja pegawai dalam memberikan layanan administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip manual serta dampaknya terhadap efisiensi kerja di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Bandar Lampung. Metode penelitian yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pengelolaan arsip manual masih menghadapi beberapa kendala, antara lain belum adanya standar klasifikasi arsip yang konsisten, keterbatasan ruang penyimpanan, serta belum optimalnya prosedur pemeliharaan arsip. Dampak yang ditimbulkan adalah meningkatnya waktu pencarian dokumen, rata-rata 10–20 menit per dokumen, sehingga mengurangi efektivitas penyelesaian pekerjaan administrasi. Meskipun demikian, pengelolaan arsip manual masih dapat mendukung operasional organisasi apabila didukung oleh prosedur yang tertata dan sumber daya manusia yang kompeten. Penelitian ini memberikan kontribusi berupa rekomendasi perbaikan tata kelola arsip melalui penyusunan sistem klasifikasi arsip yang lebih terstruktur, peningkatan kompetensi petugas kearsipan, serta penerapan digitalisasi arsip secara bertahap untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.